Seit dem 01.01.2015 gelten die neuen Grundsätze zur elektronischen Buchführung und zum elektronischen Datenzugriff in der steuerlichen Außenprüfung (GoBD). Die Finanzverwaltung fordert für jedes elektronische Datenverarbeitungssystem eine übersichtliche Dokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Beleg- und Buchungswesens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Die praktischen Erfahrungen im Umgang mit der Finanzverwaltung zeigen, dass mit guter Dokumentation bereits die ersten Hürden in einer Betriebsprüfung zu nehmen sind. Idealerweise erfüllt die jetzt geforderte Dokumentation zugleich die Anforderungen eines internen Kontrollsystems, um unnötige Streitigkeiten im Bereich der Umsatzsteuer und des Vorsteuerabzuges zu vermeiden. Eine sorgfältige Dokumentation beginnt daher bereits bei den Aufgaben der Rechnungseingangskontrolle und der Belegablage. Die unterschiedlichen Anforderungen an die Archivierung der Belege und Handelsbriefe, die sowohl in Papierform als auch elektronisch eingehen, sind ebenfalls zu berücksichtigen. Das Kernstück bildet eine sorgfältige Anwendungsdokumentation der eingesetzten Software mit den angeschlossenen Nebensystemen und den vorhandenen Datenschnittstellen.

Unternehmen, die sich noch nicht mit den neuen Verwaltungsgrundsätzen zur elektronischen Buchführung auseinandersetzt haben, sollten die Chance nutzen, sich rechtzeitig auf die zukünftigen Anforderungen einer Betriebsprüfung vorzubereiten.