Seit dem 01.01.2007 gelten für E-Mails, Faxe, Postkarten oder andere Schreiben von Unternehmen, die im Handels-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister eingetragen sind, neue Formvorschriften.

Solche Schreiben, also beispielsweise Auftragsbestätigungen oder Angebote, müssen Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Register eingetragen ist, enthalten. Ggf. sind Geschäftsführer, Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende anzugeben.

Das am 15.11.2006 im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hat dazu präzisiert, dass diese Pflicht (nur) für Geschäftsbriefe „gleichviel in welcher Form“ besteht.

Das bedeutet, E-Mails, Faxe etc., die nicht Geschäftsbriefe ersetzen, sondern etwa nur der internen Kommunikation dienen, unterliegen auch nach der neuen Gesetzeslage nicht der „Fußleistenpflicht“.

Bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften besteht die Gefahr, dass ein Zwangsgeld festgesetzt oder das Unternehmen von einem Wettbewerber und/oder von auf Abmahnungen spezialisierten Anwaltskanzleien oder Abmahnvereinen kostenpflichtig abgemahnt wird. Derzeit laufen Bemühungen der Bundesregierung, diese Praktiken einzudämmen. Bis dieses Vorhaben umgesetzt wird, bleibt nur die sorgfältige Gestaltung der Briefvorlagen im E-Mail-Programm vorzunehmen.