In der Praxis gar nicht so selten: Der Adressat bestreitet, eine Mitteilung überhaupt erhalten zu haben! Wie also sicherstellen, dass man den Zugang der Erklärung später vor Gericht beweisen kann?

Erklärungen per Brief erreichen ihren Empfänger, wenn sie in dessen Briefkasten gelangt sind. Briefe sollte man aber nicht mit normaler Post versenden. Es gibt keine Vermutung dafür, dass der Brief seinen Empfänger erreicht hat, weil der Brief nicht zurückgekommen ist. Auch das Einschreiben mit Rückschein ist nicht sicher, da bei Abwesenheit des Empfängers nur der Rückschein in den Briefkasten gelangt und der Empfänger den Brief selbst nicht abholen kann. Der Inhalt der Erklärung erreicht den Empfänger gerade nicht. Das Einwurf-Einschreiben bietet ebenso keine Hilfe: Der Absender erhält von der Post nur einen Datenauszug über den Einwurf. Dieser stellt aber keine Urkunde dar, auf die man sich in einem Rechtstreit berufen könnte.

Teurer, aber sicher ist die Zustellung der Erklärung durch einen Gerichtsvollzieher (ca. 30 Euro) oder die Beauftragung eines Boten, der den Brief persönlich in den Briefkasten des Empfängers einwirft. Liest der Bote den einzuwerfenden Brief vorher durch, kann er später als Zeuge für den tatsächlichen Zugang des Briefes benannt werden.

Beim Telefaxversand (wenn keine Schriftform für die Erklärung vorgegeben ist) reicht es in der Praxis aus, wenn ein qualifizierter Sendebericht (mit Abbildung der ersten Seite) erstellt wird. Dies stellt vor Gericht zwar noch keinen vollen Beweis dar, dass der Empfänger das Telefax erhalten hat. Der Empfänger muss bei Vorlage des Sendeberichts mit „OK-Vermerk“ jedoch dezidiert vortragen, welches Gerät er an der fraglichen Gegenstelle betreibt, ob die Verbindung im Speicher enthalten ist, ob und in welcher Weise er ein Empfangsjournal führt und dies gegebenenfalls vorlegen. Auf dieser Basis würdigt dann das Gericht, wie beweiskräftig der „OK-Vermerk“ auf dem Sendebericht ist.

Bei E-Mails gilt: Eine E-Mail ist zugestellt, wenn sie in die Mailbox des Empfängers oder der des Providers abrufbar gespeichert wird. Es gibt keine Vermutung dafür, dass eine E-Mail, die nicht als „nicht zustellbar“ zurückkommt, ihren Empfänger erreicht hat. Dem Absender hilft nur, wenn der Empfänger eine Eingangs- oder Lesebestätigung sendet.

Der Empfänger kann sich aber nicht damit herausreden, dass ihn eine E-Mail nicht erreicht hat, weil sie durch den Spam-Filter aussortiert wurde. Es liegt im Verantwortungsbereich des Empfängers, dass ihn die ihm zugesandten E-Mails erreichen, wenn er eine E-Mailadresse zum Empfang von elektronischer Post zur Verfügung stellt. Bei der Unterhaltung eines geschäftlichen E-Mail-Kontos mit aktiviertem Spam-Filter muss der E-Mail-Kontoinhaber seinen Spam-Ordner täglich durchsehen, um versehentlich als Werbung aussortierte E-Mails zurück zu holen.